Świadectwo może mieć postać elektroniczną. Musi zawierać numer z centralnego rejestru oraz kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany albo podpis osobisty osoby uprawnionej. Sam obraz podpisu w PDF nie potwierdza podpisania elektronicznego.
W tym poradniku
Zachowaj oryginalny komplet
Pobierz załączniki z wiadomości wykonawcy. Podpis może znajdować się w PDF lub towarzyszącym mu pliku. Zachowaj wszystkie elementy i instrukcję otwarcia. Nie konwertuj podpisanego pliku do obrazu, nie usuwaj stron i nie dopisuj numeru lokalu w edytorze.
Wersję elektroniczną warto przechowywać w dwóch miejscach, na przykład na komputerze i w prywatnym archiwum. Nazwa folderu może zawierać adres oraz datę sporządzenia.
Przygotuj przekazanie przy umowie
Ustal z odbiorcą adres e-mail oraz sposób odbioru przed podpisaniem umowy. Przy sprzedaży poinformuj kancelarię, jaką postać dokumentu posiadasz; fakt przekazania odnotowuje notariusz. Przy najmie ustawa przewiduje przekazanie kopii albo wydruku, zależnie od postaci świadectwa.
Potwierdzenie wysłania pomaga uporządkować dokumentację, ale nie zastępuje kompletnego świadectwa. Szerszy przebieg opisuje poradnik przed sprzedażą i najmem.
Lista przed wysłaniem
- Adres i numer lokalu odpowiadają umowie.
- W załączniku są wszystkie strony oraz pliki podpisu.
- Odbiorca może otworzyć dokument.
- Nie wysyłasz wyłącznie zrzutu ekranu z numerem świadectwa.
Jeżeli podpis budzi wątpliwości, sprawdź go przed transakcją. Ponowne zapisanie pliku jako PDF może usunąć możliwość weryfikacji oryginalnego podpisu.
Przykład: wykonawca przesłał dwa załączniki
W wiadomości otrzymujesz plik PDF do odczytu oraz XML z podpisanym dokumentem. Nie zakładaj, że mniejszy lub mniej wygodny plik jest zbędny. Zapytaj autora, który plik zawiera podpisane świadectwo i czy drugi jest jedynie podglądem. Następnie sprawdź komplet zgodnie z instrukcją weryfikacji podpisu.
Przed sprzedażą prześlij nabywcy właściwy oryginał elektroniczny w uzgodniony sposób. Zachowaj wiadomość z załącznikami oraz potwierdzenie otrzymania. Jeśli dokumentu nie da się otworzyć, wyjaśnij to przed terminem aktu. Kancelarii podaj, jakie pliki i kiedy przekazano.
Przy najmie przygotuj również kompletny wydruk elektronicznego świadectwa, zgodnie z ustawowym sposobem przekazania. Sam link do rejestru ani wiadomość z numerem dokumentu nie zastępują tego materiału. Wysłanie plików dodatkowo ułatwi najemcy przechowywanie i weryfikację dokumentu.
TWÓJ NASTĘPNY KROK
Potrzebujesz dokumentu do zbliżającej się umowy?
Zamów świadectwo dla właściwego lokalu lub domu. Podaj termin umowy i ustal sposób odbioru podpisanego dokumentu.
Zamów świadectwo →Więcej w tym temacie
- Nowe ogrzewanie a świadectwo: opis instalacji po wymianie
- Kolejny najemca: czy stare świadectwo nadal wystarczy?
- Potwierdzenie przekazania świadectwa: co wpisać do protokołu mieszkania?
- Nieprawidłowy adres na świadectwie: zgłoszenie i odbiór poprawki
